Har du funderingar över hur du skall genomföra din bolagsstämma?

Tidpunkten för bolagsstämma

Svenska aktiebolag ska inom 6 månader från räkenskapsårets utgång hålla ordinarie bolagsstämma, ofta kallat årsstämma. De flesta bolag har kalenderåret som räkenskapsår vilket innebär att många bolag behöver hålla årsstämma innan den sista juni. Även andra beslut som är reserverade bolagsstämman kan leda till att bolag behöver hålla extra bolagsstämmor under den kommande våren och sommaren. Alla aktieägare i bolaget ska kallas till bolagsstämmor och stämmor ska hållas på en viss ort. Detta är problematisk just nu i och med de åtgärder som måste vidtas för att minska risken för smittspridning av viruset som orsakar Covid-19. För att minimera antalet deltagare som närvarar personligen vid bolagsstämmor men fortsatt tillvarata aktieägares och bolagets intressen kan bolag behöva anpassa sina bolagsstämmor under den närmaste tiden.

Kan hybridstämman vara ett alternativ?

Enligt aktiebolagslagen ska en bolagstämma hållas på en viss ort vilket får till följd att en bolagsstämma inte enbart kan hållas digitalt. En hybrid mellan fysisk bolagsstämma och digital bolagsstämma innebär att minst en aktieägare eller dess ombud befinner sig på den plats som mötet kallats till och övriga aktieägare har sedan möjlighet att delta på bolagsstämman digitalt.

För att aktieägare ska kunna delta på bolagsstämman digitalt krävs att stämman beslutar om att godkänna detta. I publika aktiebolag sker det med enkel majoritet och i privata aktiebolag måste det godkännas av alla aktieägare som är närvarande vid stämman. Stämmans godkännande krävs eftersom bolagstämman anses gå från en sluten till en öppen sammankomst när aktieägare tillåts delta digitalt. Detta beror på att vem som helst kan följa stämman digitalt genom att t ex sitta bredvid personen som deltar via telefon eller videolänk. Beslut om godkännande av att aktieägare deltar digitalt vid en bolagsstämma sker i samband med beslut om fastställande av röstlängd på stämman.

Aktieägare som deltar på stämman digitalt ska precis som om de deltog fysiskt ha möjlighet att ta del av det som sägs och visas på stämman, samt kunna ställa frågor och rösta på stämman. Inför bolagsstämman behöver det därför säkerställas att det finns en tillförlitlig teknisk lösning som ger aktieägare möjlighet att utnyttja dessa rättigheter.

Det ska finnas möjlighet att identifiera de aktieägare som deltar digitalt på bolagsstämman. Detta kan till exempel göras genom att de deltar via videolänk om personerna då är identifierbara. Andra tänkbara identifikationssätt är via mobilt BankID eller liknande verifieringsmetod. Ett alternativ till att en aktieägare ska identifiera sig är att aktieägaren lämnar fullmakt till någon som kommer närvara fysiskt på stämman och själv enbart deltar digitalt utan att rösta och fullmakthavaren lägger rösten.

Det finns alltid möjlighet att inte hålla en fysisk bolagsstämma om alla aktieägare är överens om det genom att istället ha en så kallad per capsulam stämma. Vid ett sådant förfarande ska samtliga aktieägare signera stämmoprotokollet det blir således framförallt aktuellt i bolag med få aktieägare.

Hur kan man säkerställa en korrekt hantering av hybridstämman?

Synch har framgångsrikt genomfört hybridstämmor under våren och nu även inlett ett samarbete med legaltechbolaget Assently för att kunna erbjuda sina kunder en säker lösning för den digitala delen av hybridstämmor. Med ett mötesrum hos Assently kan aktieägare identifieras, delta och rösta digitalt vid bolagsstämmor och bolaget kan hantera fullmakter och andra dokument direkt i tjänsten.

Om du har frågor kring din bolagsstämma eller vill ha hjälp med att arrangera och genomföra en hyrbidstämma hör gärna av dig till oss:

Andreas Börjesson, andreas.borjesson@synchlaw.se, +46 761 761 919 eller
Cecilia Thuresson, cecilia.thuresson@synchlaw.se, +46 761 761 907

News and Insights
Blog Posts

Responsibility of online platforms and the regressive opinion of the Advocate General

08/12/2020

This blog post was written by My Byström, lawyer at Synch A comment on the opinion of the Advocate General in joined cases Youtube (C-682/18) and Cyando (C‑683/18) In December, the CJEU is expected to deliver its judgement in the joined cases Youtube and Cyando, where questions regarding the liability of platforms for user uploaded materials have […]

Press release

Synch has advised Colzyx AB regarding financing from the EIC Fund

14 hours ago

Synch has advised Colzyx AB regarding a convertible loan from the European Innovation Council Fund. Colzyx has received financing from EIC Fund for its business to develop innovative wounds care and antimicrobial products. Colzyx’s invention WOUNDCOM accelerates wound healing and has defined antibacterial effects against all bacteria tested so far, including multidrug resistant bacteria, which […]

Press release

Synch has acted as legal advisor for Redstone Investment Group SA

24/08/2021

Synch has acted as legal advisor for Redstone Investment Group SA in their sale of Electric Fuel Infrastructure Sweden 2 AB (“eFuel”) to DistIT AB (publ) (“DistIT”). eFuel is one of the largest companies in Sweden within the electric car charging sector with a market share of approximately 30% of all delivered charging boxes. For […]

Press release

Synch is proud to announce that Sara Sparring is included in the list of Top 250 Women in IP

17/08/2021

Managing IP revealed this year’s 2021 edition of leading female intellectual property practitioners in private practice. Synch is proud to announce that Sara Sparring is included in the list of Top 250 Women in IP from more than 30 jurisdictions and different regions of the world. Synch is also delighted to announce that Sara Sparring […]

Press release

Synch has assisted ValidAlpha AB

16/08/2021

Synch has assisted ValidAlpha AB with its application to register its first fund ValidOne with the Swedish Financial Supervisory Authority as an alternative investment fund. ValidAlpha is an AI-driven proprietary trading company specializing in high-frequency trading on multiple global markets. The company´s mission is to generate superior risk-adjusted returns through the use of cutting edge […]

Press release

Synch has assisted Payzlip AB

13/07/2021

Synch has assisted Payzlip AB, a company from Helsingborg, in a new share issue in which three very competent new owners have taken place. PayZlip is a Saas product that simplifies everyday life for both employees and entrepreneurs by combining the time reporting and payroll system into a single tool. For more information, https://www.payzlip.se/. Synch’s […]

Press release

Synch has assisted Adepteo AB

13/07/2021

Synch has assisted Adepteo AB in a property sale in Eslöv to the company’s former tenants. Adepteo is a leading flexible real estate company that offers adaptable buildings that can be built up, scaled up, scaled down and reused within a few weeks, always with the user perspective and sustainability in focus. Together with the […]