Har du funderingar över hur du skall genomföra din bolagsstämma?

Tidpunkten för bolagsstämma

Svenska aktiebolag ska inom 6 månader från räkenskapsårets utgång hålla ordinarie bolagsstämma, ofta kallat årsstämma. De flesta bolag har kalenderåret som räkenskapsår vilket innebär att många bolag behöver hålla årsstämma innan den sista juni. Även andra beslut som är reserverade bolagsstämman kan leda till att bolag behöver hålla extra bolagsstämmor under den kommande våren och sommaren. Alla aktieägare i bolaget ska kallas till bolagsstämmor och stämmor ska hållas på en viss ort. Detta är problematisk just nu i och med de åtgärder som måste vidtas för att minska risken för smittspridning av viruset som orsakar Covid-19. För att minimera antalet deltagare som närvarar personligen vid bolagsstämmor men fortsatt tillvarata aktieägares och bolagets intressen kan bolag behöva anpassa sina bolagsstämmor under den närmaste tiden.

Kan hybridstämman vara ett alternativ?

Enligt aktiebolagslagen ska en bolagstämma hållas på en viss ort vilket får till följd att en bolagsstämma inte enbart kan hållas digitalt. En hybrid mellan fysisk bolagsstämma och digital bolagsstämma innebär att minst en aktieägare eller dess ombud befinner sig på den plats som mötet kallats till och övriga aktieägare har sedan möjlighet att delta på bolagsstämman digitalt.

För att aktieägare ska kunna delta på bolagsstämman digitalt krävs att stämman beslutar om att godkänna detta. I publika aktiebolag sker det med enkel majoritet och i privata aktiebolag måste det godkännas av alla aktieägare som är närvarande vid stämman. Stämmans godkännande krävs eftersom bolagstämman anses gå från en sluten till en öppen sammankomst när aktieägare tillåts delta digitalt. Detta beror på att vem som helst kan följa stämman digitalt genom att t ex sitta bredvid personen som deltar via telefon eller videolänk. Beslut om godkännande av att aktieägare deltar digitalt vid en bolagsstämma sker i samband med beslut om fastställande av röstlängd på stämman.

Aktieägare som deltar på stämman digitalt ska precis som om de deltog fysiskt ha möjlighet att ta del av det som sägs och visas på stämman, samt kunna ställa frågor och rösta på stämman. Inför bolagsstämman behöver det därför säkerställas att det finns en tillförlitlig teknisk lösning som ger aktieägare möjlighet att utnyttja dessa rättigheter.

Det ska finnas möjlighet att identifiera de aktieägare som deltar digitalt på bolagsstämman. Detta kan till exempel göras genom att de deltar via videolänk om personerna då är identifierbara. Andra tänkbara identifikationssätt är via mobilt BankID eller liknande verifieringsmetod. Ett alternativ till att en aktieägare ska identifiera sig är att aktieägaren lämnar fullmakt till någon som kommer närvara fysiskt på stämman och själv enbart deltar digitalt utan att rösta och fullmakthavaren lägger rösten.

Det finns alltid möjlighet att inte hålla en fysisk bolagsstämma om alla aktieägare är överens om det genom att istället ha en så kallad per capsulam stämma. Vid ett sådant förfarande ska samtliga aktieägare signera stämmoprotokollet det blir således framförallt aktuellt i bolag med få aktieägare.

Hur kan man säkerställa en korrekt hantering av hybridstämman?

Synch har framgångsrikt genomfört hybridstämmor under våren och nu även inlett ett samarbete med legaltechbolaget Assently för att kunna erbjuda sina kunder en säker lösning för den digitala delen av hybridstämmor. Med ett mötesrum hos Assently kan aktieägare identifieras, delta och rösta digitalt vid bolagsstämmor och bolaget kan hantera fullmakter och andra dokument direkt i tjänsten.

Om du har frågor kring din bolagsstämma eller vill ha hjälp med att arrangera och genomföra en hyrbidstämma hör gärna av dig till oss:

Andreas Börjesson, andreas.borjesson@synchlaw.se, +46 761 761 919 eller
Cecilia Thuresson, cecilia.thuresson@synchlaw.se, +46 761 761 907

News and Insights
Blog Posts

Responsibility of online platforms and the regressive opinion of the Advocate General

08/12/2020

This blog post was written by My Byström, lawyer at Synch A comment on the opinion of the Advocate General in joined cases Youtube (C-682/18) and Cyando (C‑683/18) In December, the CJEU is expected to deliver its judgement in the joined cases Youtube and Cyando, where questions regarding the liability of platforms for user uploaded materials have […]

Press release

Synch recognised for work on landmark copyright case

30/03/2021

Innovative business law firm Synch received the Impact Case of the Year (Sweden) award at the Managing IP Awards 2021 in recognition of its work on the Telia Sverige v Warner Bros Entertainment & Ors case. The awards were presented in a virtual ceremony, which was broadcast online on March 30 2021. The decision of […]

Press release

Synch has acted as legal advisor to Slitevind AB

04/03/2021

Synch has acted as legal advisor to Nasdaq First North listed company Slitevind AB in a directed new issue of approximately SEK 43 million. The new share issue was carried out as an accelerated bookbuilding procedure together with ABG Sundal Collier. Slitevind, with its headquarter in Visby, is active in wind power production with wind […]

Blog Posts

BOLAGSSTÄMMA 2021 – HÖG TID ATT BESTÄMMA SIG!

03/03/2021

Många bolagsstyrelser har planerat sina årsstämmor sedan flera månader tillbaka. Andra har inte kommit riktigt lika långt. I det senare fallet är det hög tid att ta ställning till i vilken form man önskar genomföra årets stämma. Fortfarande gäller de tillfälliga lättnader för genomförandet av bolagsstämmor som riksdagen beslutade om under 2020 till följd av […]

News

Synch has been shortlisted for Firm of the Year– Copyright & Design

23/02/2021

Managing IP has published the EMEA shortlists for the 16th annual Managing IP Awards 2021 on March 30. We are honoured to announce that Synch has been shortlisted for “Firm of the Year – Copyright & Design”. Fantastic news for Synch and our brilliant IP team!

Press release

Synch acted as legal advisor to Insurely

19/02/2021

Synch acted as legal advisor to Insurely in connection with the company’s recently completed financing round, with Luminar Ventures as the main investor, of SEK 25 million. The company offer API services in insurance data, which enables insurers and financial companies to be able to personalize and streamline the customer journey online, optimize their pricing […]

News

Synch has been acknowledged by the World Trademark Review 1000

18/02/2021

We are proud and honoured to announce that Synch has been acknowledged by the World Trademark Review 1000: The World´s Leading Trademark Professionals for 2021! Congratulations to our lawyers Sara Sparring and Mathilda Nordmark who have received individual recognition. Mathilda for enforcement and litigation and Sara has once again, as the only Swedish lawyer, been recognised in all three categories anti-counterfeiting, enforcement & […]